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Anche nell’era del digitale, la gestione documentale non può fare a meno di un valido scanner

di Redazione #Digital4Trade

12 Ott 2015

Punto di partenza di processi efficienti, la fase di acquisizione resta cruciale. Il messaggio della divisione Pfu di Fujitsu prende corpo grazie a processi rinnovati intorno a due nuovi modelli da tavolo

In pieno fermento da digitalizzazione di processi e soprattutto documenti, sottovalutare gli strumenti per la gestione dei supporti fisici può tradursi in importanti sacche di inefficienza. In una fase di transizione dove ci si trova per esempio a dover gestire fatture elettroniche insieme a quelle cartacee, il rischio di errore aumenta. Per uniformare i processi non è quindi sufficiente limitarsi a convertire gli archivi, servono anche adeguati strumenti utili per andare oltre la fase di scansione e assecondare le esigenze specifiche di ogni organizzazione.

Su questa linea si vuole collocare Fujitsu, con una riorganizzazione territoriale mirata a seguire più di vicino i propri clienti e al tempo stesso migliorare l’informazione intorno alle novità. A fianco delle filiali di Monaco e Madrid, in Europa il ruolo strategico dell’Italia è confermato dall’apertura di locali a Milano. «Un nuovo ufficio per noi significa anche un nuovo stile di business, un modo doveroso per rivolgerci ai nostri clienti, abituali e potenziali – afferma Mike Nelson, vice president della divisione Pfu -. Non si tratta solo di spazi per il personale, ma di un’area dove arrivare con progetti, incontrare i nostri esperti, testare i prodotti e trovare insieme la soluzione adatta alle proprie esigenze».

Una mossa non scontata, nell’era della comunicazione digitale. «Un luogo fisico dove avviare e coltivare meglio i contatti è un’esigenza molto sentita in Italia, ma non solo – prosegue Nelson -. Vogliamo puntare verso un approccio molto più collaborativo anche con i partner. Metterli in grado di affrontare il cliente con tutti i mezzi necessari a proporre la soluzione di cui hanno veramente bisogno».

Caratteristiche tecniche, prestazioni e considerazioni legate esclusivamente all’hardware non sono più gli unici elementi necessari a conquistare la fiducia di un cliente. Intorno a tutto questo serve il necessario corredo di software e servizi, fino alla possibilità di personalizzazione attraverso appositi sdk. Punto di partenza, e più visibile, resta tuttavia il catalogo. Spazio quindi anche a una novità per gli scanner da scrivania, in due varianti. I modelli fi-7140 e fi-7240 sono unità da 40 pagine al minuto progettate all’insegna della versatilità e dell’efficienza. La differenza tra i due modelli, l’unità di scansione in piano per il secondo. «Parliamo di strumenti potenzialmente al servizio del 70% del nostro bacino di utenza – spiega Klaus Schulz, manager product marketing Emea di Pfu -. Uno scanner oggi non può più limitarsi a creare l’immagine dal supporto. Segna l’avvio di un processo di gestione dei documenti, con una serie di informazioni da estrarre».

Un processo affidato per buona parte a uno dei cavalli di battaglia dell’azienda, il software Paper Stream, al quale è fondamentale trasmettere i documenti da trattare senza margine di errore. «Oltre al rinnovato processore GI, diverse sono le novità dei due sistemi – riprende Schulz -. La gestione dei fogli in ingresso è stata ottimizzata grazie al meccanismo Skew Reducer. Permette di gestire singolarmente un lotto eterogeneo, riducendo gli errori di trascinamento e regolando la linearità nel caricamento». Un discorso applicabile a una vasta gamma di supporti, carte plastificate incluse.

Una volta digitalizzato il documento, l’immagine viene ottimizzata per strumenti come la lettura Ocr, senza interventi da parte dell’utente. Ogni file inoltre, può seguire un cammino personalizzato, appoggiandosi eventualmente a procedure batch. «Vorrei evidenziare anche l’opzione Post Imprinter – sottolinea Schulz -. Permette di stampare un codice identificativo sul retro di documenti acquisiti».

Ipotizzando la presenza in azienda di diverse unità, spazio anche agli strumenti di gestione. «Sul lato amministrazione, è possibile tenere sotto controllo configurazioni e aggiornamenti, anche con la possibilità di apprendere in automatico dai sistemi già installati quando si aggiunge un dispositivo nuovo – spiega Schulz -. Sul lato utente, ScanSnap Sync garantisce la sincronizzazione per l’accesso da diversi dispositivi, Pc o Mac, Android o IoS».

In un’area geografica dove, secondo i propri dati, Fujitsu detiene una quota intorno al 70%, migliorarsi diventa un compito sempre più arduo. «Puntiamo da tempo su un’offerta sempre attuale, adeguatamente corredata dal software – conclude Lorenzo Todeschini, branch manager & legal representative di Pfu in Italia -. Possiamo contare su nuovi prodotti per espandere e consolidare la posizione, confermando le analoghe ambizioni nel resto d’Europa».

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