Fatturazione elettronica, ecco come migliorano i processi aziendali | Digital4Trade
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Analisi

Fatturazione elettronica, ecco come migliorano i processi aziendali

di Redazione #Digital4Trade

18 Set 2013

L’adozione di procedure di dematerializzazione porta diversi benefici a livello di impresa. In questo articolo ci focalizziamo sui \”problemi\” della carta e sulle \”soluzioni\” permesse dall’e-invoice, sia per chi spedisce le fatture sia per chi le riceve

I vantaggi che derivano dalla fatturazione elettronica sono molteplici: il passaggio al digitale riduce i costi della carta, diminuisce il margine di errore che deriva dal lavoro manuale, ottimizza gli spazi fisici, facilita la ricerca dei documenti.

In questo articolo proviamo a dare una visione diversa di questi benefici, partendo dall’analisi di Billentis – organizzazione specializzata dell’e-invoice – che ha classificato i “problemi” della carta e le “soluzioni”che possono arrivare dalla dematerializzazione.

La classificazione si è basata sulle attività di chi spedisce la fattura (stampa e invio della fattura, gestione dei pagamenti, archivio) e di chi la riceve (ricezione, classificazione e validazione, gestione dei pagamenti, archivio).


INVIO FATTURE
1. Stampa e invio

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Costi elevati
  • Impatto ambientale (carta e stampa)
  • Elevato tempo di consegna
  • Nessun controllo sulla ricezione della fattura da parte del cliente
  • Possibile contestazione della fattura a distanza di settimane solo per errori formali
  • Invio della fattura in modialità sicura attraverso la rete
  • Nessun impatto ambientale
  • Consegna in tempo reale con conferma della ricezione
  • Controllo immediato di errori formali attraverso schemi predefiniti


2. Gestione dei pagamenti

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Diverse fatture richiedono un avviso per il pagamento, che allunga i tempi se il processo è manuale
  • Problemi di qualità ed errore nel dato (con processo manuale)
  • I tempi si riducono e l’amministrazione ha sotto controllo tutte le fatture oggetto di pagamento


3. Archivio

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Necessità di uno spazio dedicato per l’archiviazione cartacea (che cresce nel tempo)
  • Costi per l’attività manuale di ricerca
  • Problematiche di backup
  • Archivio automatico
  • Facilità di ricerca grazie a parole chiavi
  • Forte riduzione degli spazi necessari (basta un hard disk)
  • Accesso all’archivio da remoto, in base a opportune policy

 

RICEZIONE FATTURE
1. Ricezione, classificazione e validazione

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Tempi elevati per il controllo e invio della fattura al dipartimento di pertinenza
  • Possibilità di errori nell’inserimento manuale a sistema (si stima il 10%)
  • Controllo manuale dell’allineamento fra fattura e ordine
  • Il processo di ricezione è automatizzato
  • L’invio della fattura al dipartimento di pertinenza può essere automatizzato in base a opportune regole
  • I dati sono automaticamente importati a sistema con fortissima riduzione di possibili errori
  • Facilitato (se non addirittura automatizzato) il controllo fra ordine e fattura


2. Gestione dei pagamenti

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Eventuali dispute sui pagamenti vengono fatte a telefono, email non strutturate o fax e possono richiedere molto tempo
  • Difficoltà di “tracciamento” dello stato della fattura una volta che è stata inoltrata al dipartimento di pertinenza
  • Lavoro manuale per il pagamento con rischio di errore
  • L’amministrazione può non avere piena visibilità su tutte le fatture pendenti
  • Molte soluzioni di dematerializzazione consentono di definire regole per le dispute dei pagamenti fra fornitore e cliente
  • Pagamento automatico per le fatture approvate
  • Tracciamento – grazie a processi definiti – dello stato della fattura
  • Piena visibilità sulle fatture pendenti


3. Archivio

Problemi nella gestione cartacea del processo Vantaggi della dematerializzazione
  • Necessità di uno spazio dedicato per l’archiviazione cartacea (che cresce nel tempo)
  • Costi per l’attività manuale di ricerca
  • Problematiche di backup
  • Archivio automatico
  • Facilità di ricerca grazie a parole chiavi
  • Forte riduzione degli spazi necessari (basta un hard disk)
  • Accesso all’archivio da remoto, in base a opportune policy


Come si può notare, i benefici della dematerializzazione sono notevoli sia lato mittente che destinatario.

Secondo le analisi di Billentis, il costo complessivo della gestione cartacea di una fattura è di circa 11 euro (il calcolo è stato fatto considerando un’azienda con 5.000 dipendenti e con un costo aziendale per addetto di 60 euro l’ora; questo costo include gli overhead, gli affitti e via dicendo). Billentis afferma che una gestione automatizzata e digitale della fattura costa invece 4,7 euro con un risparmio del 57%.

Cifre paragonabili a quelle ipotizzate dall’Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione che stima una risparmio di 2-4 euro a fattura, se si parla di fatture non strutturate (quindi non direttamente elaborabili dai sistemi di chi le riceve), per arrivare a circa 5-9 euro/fattura in caso di interscambio di flussi di dati strutturati (in formato direttamente elaborabile dai sistemi informativi aziendali).

Redazione #Digital4Trade

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