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Analisi

Come digitalizzare il Ciclo dell’Ordine

di Redazione #Digital4Trade

10 Giu 2013

Dalla completa integrazione del ciclo, allo scambio unilaterale di ordini e fatture, le imprese italiane stanno percorrendo di fatto 4 grandi strade per la digitalizzazione. Ecco quali nell’analisi della School of Management del Politecnico di Milano

Come noto, con “ciclo dell’ordine” ci si riferisce all’insieme delle diverse interazioni che caratterizzano una transazione tra partner di business: un cliente e un fornitore.

Di fatto, un ciclo dell’ordine prevede lo scambio di molteplici informazioni e documenti, finalizzati a supportare una relazione commerciale, siano essi a livello logistico-commerciale che amministrativo-finanziario.

Digitalizzare il ciclo dell’ordine significa quindi dematerializzare i documenti che lo compongono e passare a una gestione elettronica integrata dell’intero flusso informativo che si snoda attraverso le fasi di Ordine, Consegna, Fatturazione e Pagamento.

Sui vantaggi che comporta la digitalizzazione ci siamo spesi più volte, ma come stanno affrontando le imprese italiane questo percorso?


Le 4 strade verso la digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine
Secondo le analisi dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, le imprese stanno percorrendo sostanzialmente 4 strade. La principale differenza sta nel grado di copertura del processo che si intende garantire.


1. Scambio unilaterale degli ordini
Nei progetti di scambio unilaterale degli ordini sono coinvolti entrambi i partner commerciali, tipicamente attraverso la funzione vendite per il fornitore e la funzione acquisti per il cliente.

Le attività impattate sono la fase di emissione degli ordini lato cliente e le fasi di ricezione e processamento degli stessi ordini lato fornitore.

Con questo approccio si prevede che l’azienda cliente invii – per scelta unilaterale o per “imposizione” – gli ordini ai propri fornitori in modalità elettronica. Inoltre si assume che l’azienda cliente non riceva a sua volta documenti strutturati dai propri fornitori.

L’impatto organizzativo per l’azienda cliente è tutto sommato limitato nel caso in cui debba adattarsi ad uno standard che le viene imposto, un po’ più significativo nel caso in cui sia essa stessa a proporre ai fornitori lo standard di riferimento.

Questa soluzione è di indubbio interesse per il fornitore che ha la possibilità di gestire direttamente gli ordini in formato elettronico. Dal canto suo, il cliente ha la certezza di aver trasmesso i propri ordini e almeno l’informazione che il fornitore li ha ricevuti.


2. Scambio unilaterale delle fatture
Nello scambio unilaterale delle fatture, caso duale del precedente, il fornitore invia al proprio cliente – anche qui, per scelta unilaterale o per “imposizione” – le fatture in modalità elettronica.

È spesso previsto, per compliance fiscale, che, oltre alla trasmissione elettronica, possa esistere un processo parallelo di trasmissione via posta tradizionale delle fatture.

Come nel caso precedente, l’azienda fornitrice non riceve a sua volta altri documenti elettronici da parte del cliente.

Il fornitore, in questo frangente evidentemente meno avvantaggiato nella relazione – in quanto deve produrre un documento, spesso in formati strutturati richiesti dal cliente – può avere dalla sua la certezza che il documento fattura è stato effettivamente recapitato al cliente.


3. Integrazione del ciclo ordine-fattura
Con questo approccio gli scambi documentali legati al ciclo logistico-commerciale (emissione e ricezione di ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto, avvisi di spedizione, fatture) sono sostituiti da scambi di documenti elettronici strutturati.

Lo scambio di più documenti e la reingegnerizzazione delle attività, sia interne che di interfaccia, con il coinvolgimento di più funzioni – dagli acquisti/vendite, alla logistica, all’amministrazione – comportano impatti organizzativi elevati.

Alcune figure aziendali devono cambiare il proprio modo di lavorare – si pensi ai venditori o agli agenti di vendita – ed è necessaria una forte interazione con i propri partner commerciali nella scelta degli standard di comunicazione e di processo.

I vantaggi derivanti dall’adozione di questo paradigma sono legati alla riduzione dei tempi per acquisizione ed elaborazione dei dati, alla riduzione dei tempi necessari per le verifiche e le riconciliazioni e soprattutto alla riduzione delle non conformità.


4. Completa integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine
E’ questo l’approccio che permette di ottenere tutti i vantaggi della gestione integrata e completamente elettronica del ciclo dell’ordine, che arriva fino all’integrazione con la fase di pagamento.

Questo approccio prevede l’adozione congiunta di sistemi per l’integrazione completa del ciclo e delle soluzioni per la dematerializzazione previste a norma di legge.

L’intero flusso documentale viene gestito e trasferito, quindi, unicamente in formato digitale, strutturato e direttamente elaborabile dai sistemi informativi aziendali.

Anche gli archivi delle fatture – sia passive che attive – sono elettronici, secondo i principi della conservazione sostitutiva a norma di legge.

È questo l’approccio che richiede il massimo sforzo di ridisegno dei processi interni e il massimo grado di collaborazione con i propri partner di filiera, con i quali occorre condividere gli standard di comunicazione e di processo.

Redazione #Digital4Trade

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